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PRESENTE, un servicio de KonKúa, facilita la gestión de asistencia educativa y el seguimiento de la permanencia escolar. Esta política explica cómo se trata la información en su aplicación móvil y servicios asociados.
La Gerencia de KonKúa atiende las consultas y solicitudes sobre privacidad en info@presente.konkua.com.
Cada institución educativa o entidad cliente es responsable de los datos que incorpora a PRESENTE y de las finalidades para las cuales autoriza su tratamiento. KonKúa los procesa por cuenta de la institución, siguiendo sus instrucciones, y responde por los tratamientos propios relacionados con la administración y seguridad del servicio.
El tratamiento se realiza conforme a la legislación colombiana de protección de datos, con autorización previa e informada cuando sea exigible o bajo una excepción legal aplicable. Esta política no sustituye las autorizaciones necesarias.
Según las funciones utilizadas, PRESENTE recibe de las instituciones y sus usuarios autorizados:
Esta información se utiliza para gestionar asistencia y acceso, elaborar reportes, apoyar acciones preventivas frente al ausentismo y la deserción, atender solicitudes, enviar comunicaciones operativas y proteger el servicio.
No vendemos datos personales ni los utilizamos para publicidad personalizada.
La institución decide si incorpora fotografías de sus estudiantes a PRESENTE. PRESENTE no solicita ni recibe directamente las autorizaciones de padres o representantes legales. Corresponde a la institución obtener y conservar las autorizaciones exigibles, informar sobre el uso de la información y atender las solicitudes relacionadas con ella. La decisión institucional de cargar una fotografía no reemplaza la autorización que legalmente corresponda.
El tratamiento debe respetar el interés superior y los derechos de los niños, niñas y adolescentes, incluido su derecho a ser escuchados según su madurez. PRESENTE mantiene sus obligaciones de protección y seguridad como encargado del tratamiento.
Las fotografías se utilizan para identificación visual dentro del servicio y solo están disponibles para usuarios con los permisos correspondientes. PRESENTE no las publica abiertamente, comercializa ni entrega a otras entidades para estadísticas, publicidad o iniciativas de prevención. Tampoco realiza reconocimiento facial.
Las observaciones y documentos pueden revelar información sensible, como motivos de salud. Su suministro es facultativo, debe limitarse a lo necesario y requiere autorización expresa o una excepción legal aplicable.
La cámara y los selectores de fotografías o archivos se utilizan cuando el usuario decide tomar una foto o adjuntar contenido. La aplicación no solicita acceso a contactos, micrófono o ubicación GPS.
La sesión se conserva en el almacenamiento seguro del dispositivo. Al compartir un reporte, el usuario selecciona la aplicación o destinatario y debe comprobar que esté autorizado para recibir la información.
El acceso a información personal se limita a usuarios autorizados según sus funciones, instituciones y permisos, y a proveedores necesarios para operar y dar soporte al servicio.
Las entidades públicas podrán compartir información con organismos oficiales competentes para apoyar decisiones preventivas, la permanencia educativa y la protección de derechos. La entrega de datos identificables deberá sustentarse en una función legal concreta, una orden judicial o la autorización aplicable, y limitarse a lo estrictamente necesario. El interés en acceder a la información no constituye, por sí solo, autorización.
Las entidades privadas y públicas podrán contribuir a estadísticas territoriales y nacionales mediante información agregada y anonimizada. Antes de divulgar resultados deberán eliminarse los identificadores y evitarse agrupaciones o combinaciones que permitan reconocer personas. Esta finalidad no autoriza la divulgación de listados individuales.
Las fotografías quedan excluidas de estos intercambios y estadísticas. Lo anterior se entiende sin perjuicio del cumplimiento de un requerimiento legal obligatorio, limitado a la información expresamente exigida.
Para alojamiento, bases de datos, archivos, correo operativo y monitoreo, PRESENTE puede utilizar Amazon Web Services —AWS— u otros proveedores de infraestructura y servicios en la nube. Estos proveedores deben cumplir las condiciones de seguridad, confidencialidad y protección de datos aplicables al servicio. Esto puede implicar tratamiento fuera de Colombia, incluido Estados Unidos, sujeto a las garantías y acuerdos exigidos por la normativa aplicable.
Las fotografías se alojan de forma privada en esta infraestructura. Su tratamiento por proveedores técnicos se limita a prestar el servicio por cuenta de PRESENTE y de la institución, sin autorizar su uso para fines propios.
Las medidas técnicas incluyen conexiones HTTPS, cifrado de bases de datos y archivos almacenados, acceso por roles, separación de información entre instituciones, almacenamiento privado y registros de auditoría.
Para mapas y búsqueda de direcciones institucionales, el panel web puede utilizar OpenStreetMap u otros proveedores de cartografía y geocodificación. Estos proveedores reciben las consultas y datos técnicos necesarios para esas funciones.
Los datos se conservarán durante la prestación del servicio y por un año después del retiro de la institución o entidad cliente, contado desde la terminación efectiva del servicio, para atender solicitudes, facilitar la entrega de información y gestionar su cierre.
Vencido ese plazo, se eliminarán o anonimizarán los datos personales, incluyendo sus copias y versiones bajo control de PRESENTE. Cuando una obligación legal exija conservar determinada información durante más tiempo, se mantendrá únicamente la necesaria, con acceso restringido y durante el plazo exigible.
El titular podrá solicitar antes la eliminación de su cuenta o sus datos cuando proceda. Desactivar una cuenta o retirar a un estudiante no elimina automáticamente su historial. Si una solicitud no puede atenderse total o parcialmente por un deber de conservación, se explicarán los motivos y el plazo aplicable.
El usuario podrá eliminar su cuenta de Presente en cualquier momento, de manera voluntaria y directamente desde la aplicación. Para realizar este proceso, deberá seleccionar la opción de eliminación de cuenta y seguir las instrucciones que se indiquen. De esta manera, el usuario tendrá la libertad de decidir cuándo dar por terminada su cuenta y dejar de utilizar los servicios asociados a ella.
Los titulares y sus representantes pueden consultar sus datos, conocer su uso, solicitar prueba de autorización, corregirlos, actualizarlos y pedir su eliminación o revocar la autorización cuando legalmente proceda.
Para ejercer estos derechos, pueden escribir gratuitamente a info@presente.konkua.com, indicando su nombre, institución, solicitud y medio de respuesta. Se verificará la identidad y, cuando corresponda, la representación del titular. Si la solicitud corresponde a datos administrados por una institución, se coordinará su atención con ella.
Las consultas se atenderán en hasta 10 días hábiles, prorrogables por 5; los reclamos, en hasta 15 días hábiles, prorrogables por 8, informando los motivos y la fecha de respuesta. Agotado el trámite previo, el titular podrá acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio.
Los cambios sustanciales se comunicarán antes de aplicarse mediante los canales del servicio. Cuando una nueva finalidad requiera autorización, esta se solicitará antes de iniciar el tratamiento correspondiente.
